| • Puis-je vous confier l’intégralité de la gestion de mes appels téléphoniques ? |
Vous transférez en permanence votre ligne sur le télésecrétariat, celui-ci gère la totalité de vos appels et peut vous « passer » les personnes souhaitant vous parler. Vous voyez évoluer en temps réel vos appels et rendez-vous sur l’outils Internet mis à votre disposition et pouvez librement fixer des rendez-vous sans risques de « doublons » avec le télésecrétariat.
Plus simplement, vous travaillez exactement de la même façon que si vous aviez une secrétaire personnelle dans la pièce voisine, travaillant 12 heures par jour (voir 24h/24), ne prenant aucune place, ne prenant jamais de congés et ne tombant jamais malade, qui pourrait accéder à votre agenda en réseau. |
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| • J’ai besoin d’utiliser les services d’un télésecrétariat de façon très ponctuelle, votre service est-il adapté ? |
Le « Pack Gestion Liberté » est conçu pour ce type de service.
Un coût minimal mensuel vous permettant de bénéficier de tous les avantages de l’agenda partagé et une utilisation totalement libre du service sans mise à jour longue et laborieuse de votre planning au moment de votre départ ou lors de votre retour.. |
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| • J’ai une secrétaire à plein temps, puis-je utiliser votre service de télésecrétariat en complément ? |
| Oui, pour bénéficier de tous les avantage d’un agenda partagé performant et adapté, pour compléter les horaires d’accueil téléphonique de votre cabinet ou société ( nous sommes présent 64 heures par semaine, soit quasiment deux pleins temps). Pour prendre le relais de votre secrétaire lorsqu’elle est absente (maladie, congés, etc.…). |
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| • Habituellement, je transfère mes appels sur mon portable, quel intérêt ai je a utiliser vos services ? |
| La réponse téléphonique est la première image que vous donnez à vos clients. Votre portable n’est pas toujours accessible ou vous n’êtes pas toujours en mesure de répondre sereinement à certains appels qui exigeraient toute votre attention. D’autre part, le transfert d’appels vers votre portable vous coûte cher. |
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| Nous sommes un cabinet de plusieurs médecins, pouvons nous utiliser votre logiciel pour la gestion de nos rendez-vous ? |
| C'est conçu pour ce type d’utilisation, nous pouvons créer autant de dossiers « agenda » que nécessaire, la secrétaire du cabinet et chaque membre du groupe peuvent accéder librement à l’ensemble des dossiers. Il suffit que chaque poste informatique du groupe dispose d’un accès à Internet. |
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| • Combien de secrétaires gèrent mes appels ? |
Une seule secrétaire est affectée à la gestion de vos appels. Si elle est déjà en ligne ou en dehors de ses heures de présence, une autre prend le relais.
En moyenne 80% de vos appels sont gérés par la même personne. |
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| • Quelle est la durée de mon engagement ? |
Quelle est la durée de mon engagement
Après la période initiale de trois mois, vous pouvez résilier avec un simple préavis de un mois, sauf pour le « pack agenda partagé » pour lequel la période initiale est de douze mois.
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| • Comment puis-je prendre connaissance des appels gérés par le secrétariat ? |
En consultant gratuitement 24h/24 le site Internet mis à votre disposition ou par Minitel. Nous pouvons également vous envoyer par mail, fax ou Sms chaque appel géré pour votre compte.
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| • D'où puis-je consulter mon agenda mes@ppels.com ? |
Depuis n'importe ou dans le monde à condition de disposer d'une simple connexion Internet (haut ou bas débit).
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| • Quelles sont les tranches possibles de découpage de mon planning ? |
| Les tranches possibles sont 10, 15, 20 et 30 minutes. |
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| • Est-il possible de partager mon agenda mes@ppels.com ? |
Oui, vous pouvez parfaitement consulter votre agenda dans votre bureau pendant que votre secrétaire personnelle fixe un rendez-vous et que le secrétariat distant en fixe un également, le tout pendant que votre associé consulte votre agenda pour vérifier si vous travaillez mercredi prochain. A condition que toutes ces personnes disposent de vos mots de passe, bien sur....
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| • Combien de personnes peuvent travailler simultanément sur mon compte ? |
| Un nombre illimité de personnes. |
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| • Est-il possible que deux personnes travaillant sur mon agenda en même temps fixent un rendez-vous à la même heure ? |
| Non, notre système comporte des protections interdisant ce type d'erreur. |
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| • Puis-je remplacer mon agenda papier habituel par l’agenda du télésecrétariat ? |
Oui, l'utilisation de notre système vous permet sans risque de vous passer d'un agenda papier en offrant en plus de nombreux avantages :
1 - Nous sauvegardons toutes vos données de façon professionnelle.
2 - Vous accédez à vos données depuis n'importe quel point de la planète depuis une simple connexion Internet.
3 - Vous n'installez aucun logiciel sur votre ordinateur, donc aucun investissement, aucune maintenance, aucun risque de perte de données en cas de panne ou destruction de votre disque dur.
4 - Vous bénéficiez de fonctionnalités avancées pour la gestion de votre planning ou de vos appels.
5 – Vous pouvez partager votre agenda avec les personnes de votre choix ou qu’elles se trouvent
Cependant pour des raisons administratives, légales ou de sécurité nous vous conseillons d'archiver régulièrement sur papier vos pages d'agenda grâce a l'option "Imprimer le planning". |
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| • Est-il possible de fixer deux rendez-vous à la même heure ? |
| Oui, une manipulation simple permet d’effectuer cette opération. |
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| • Puis-je constituer un fichier clients/patients ? |
| Oui, chaque rendez-vous fixé par le secrétariat est automatiquement enregistré dans le fichier clients et conservé, vous pouvez également effectuer cette opération en utilisant l’option rendez-vous détaillé. |
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| • Combien de temps sont conservés les données de mon planning et les messages ? |
Indéfiniment en ce qui concerne vos fichiers clients ou patients, environ 12 mois pour toutes les autres données.
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| • Est-il possible d’imprimer mon planning ? |
Oui, vous pouvez imprimer en deux clics la journée ou la période de votre choix, mais également vos messages ou rendez-vous notés par le secrétariat. |
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| • Comment envoyer un fax, un mail ou un SMS depuis mon compte ? |
| Vous pouvez , en quelques clics, envoyer des mails, fax ou SMS vers les destinataires de votre choix, cette fonctionnalité doit être préalablement activée sur votre demande et n’est pas incluse dans la prestation de base. |
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